激发个人效能的5个选择:如何才能忙而不乱?

发表于 讨论求助 2018-11-07 14:17:05


如果你正在寻找一些新的观点,让自己更高效;或者你每天都忙得焦头烂额,需要一些实实在在的帮助,那么希望以下内容可以切实地帮助你。

一个组织的文化尤其容易受到其领导者行为的影响,领导的定义几乎就说明了其所在文化氛围和其中人员行为的压倒性影响力,但领导不止一个职位,实际上,有一些世界上最有影响力的领导者并没有真正正式的权力职位。据此定义,领导不是一个职位,而是一种选择。

 

今天完成伟大的事情比人类历史上任何时期都容易,一个主要的原因是:现在人们有了更先进的技术,从而效率更高。在当今社会,在生活中达到高效并感到有成就感,比以往任何时候都变得更简单,同时也变得更困难。

高效悖论的三个基本挑战:

▧ 我们做出的决定比以前任何时候都多;

▧ 我们的注意力处于前所未有的被入侵状态;

▧ 我们正在遭受个人精力危机的痛苦。



每个人都能做非凡的事情


选择一

做重要的事情,不做紧急的事情



▧ 紧急事情:感觉立刻要做的事情,无论对结果是否产生影响。

▧ 重要事情:有些事情,如果不做,会对结果产生严重影响。


▲时间矩阵模型


富兰克林柯维公司的时间矩阵模型是帮助人们管理好时间的最有效模型之一,也代表了一种全新的思维方式。这个模型帮助我们培养辨别能力,以此决定在什么事情上值得花费时间、注意力和精力,做出更好的选择。


象限1

必须做的既紧急又重要的事情


包括危机、紧急会议、期限的最后一分钟、迫切的问题、无法预见的事件等。这些事情必须马上采取行动,不做就会产生严重后果,我们称之为“必要象限”


在第一象限里花费时间,你可能感到效率很高,受到激励,但如果耗费太多时间在这里,你也会筋疲力尽,会使自己一直处于高度紧张的状态,从而耗尽你的思维力和创造力。从本质上讲,这一象限只需要你均衡地用你的注意力和精力,沉浸于此,你可能因为自己的英雄行为获得别人短期的关注,从长久看,你不会获得最终成功。


象限3

事情紧急,但不重要


因为紧急,所以看起来必须立刻着手,但如果你不做,也根本不会产生严重的后果。它们包括不必要的打扰,不必要的报告,无关的会议,其他人的小问题,不重要的电子邮件、任务,不重要的电话及状态帖子等。在这里花费大量时间我们可能会很忙,但最终会一无所获。每天日程排得满满的,列出一些必须做的事项清单,并不代表你的生活就是充实的。


从投资角度讲,你在象限3投资的时间、精力和产出不成比例,即投入多,产出少。在注意力和精力方面,属于负回报


象限4

既不紧急也不重要的事


我们称之为“浪费象限”。我们真的不应该走进这个区域,但由于我们在象限1和象限3里拼搏得精疲力竭,所以想在这个象限里逃避一下。这里是让我们的大脑彻底进入无意识的地方,让琐碎的工作、本应避开的活动、过度休息、过度看电视、上网、玩游戏、完全浪费时间的事和闲言碎语充斥我们的大脑,占满我们的时间。


在象限4花费大量时间,我们会感到昏昏沉沉、漫无目的,在这里呆得越久,我们越感觉沮丧,甚至失望,因为知道本来可以将这些时间花在更重要的事情上,现在却没有精力去做,所以还会平添内疚之情。你在这里投入的时间和精力是零回报。


象限2

不紧急但很重要的事情


这是非凡高效的象限”。因为在这里你完全掌控自己的生活,你做的事情对你的成就和结果会产生重要的影响。在象限2中的事情包括有前瞻性的工作、高目标、创造性思维、规划、预防、人际关系建立、学习和革新等


不像其他象限,在这里你必须有意识地加以选择,从而做重要的事情。你必须动用思考型大脑,辨别出那些高价值的事情,然后行动起来。你在象限2里投入的时间及精力会产生更高的回报,有时候甚至是几何式的高回报,所以我们称之为非凡高效象限。



选择二

追求非凡,不甘平庸



非凡生产力是指每天上床睡觉时感到满足并有成就感,人们常说:“我不想成为非凡的人,只是希望能够过一种平静的常人生活!”


当使用“平凡”这个词时,并不意味着:

❶ 一个不可企及的、让你连尝试都不敢尝试的完美主义者的标准;

❷ 由别人定义你的生活应该是什么样子;

❸ 迎合别人千奇百怪的念头,唯独不关心对自己而言什么是重要的;

❹ 与别人相比或竞争时,你需要很杰出。


哪里有生活,哪里就有角色。确定我们生活中几个最重要的角色,并提供一个平衡、动力和实施的框架图。在角色里,我们建立各种各样的关系,进行相关的活动,使人类得以延续。角色对人们的身份是只管重要的,诀窍就是保持平衡。


你所扮演的每一个角色,都会影响到你在生活中所扮演的其他角色。


集中注意力是你能做到的最有效的象限2的事情之一,花时间发现今天你生活中为数不多的一些非常重要的角色,评价你正在做的事情,然后定义每个成功的角色,并传递给大脑这个角色目标,以便你能够每天做出更好的决定。确定在象限2角色的动力,利用象限2角色描述提高正确的决策能力,以决定每天我们在哪里花费时间和精力。诚实地评价我们的角色表现可以促使我们的角色非同一般。


 

选择三

装进大石头,抛弃小沙粒



“大石头”代表了重要的象限2中优先考虑的事情——时间应花在关键的关系和责任、重要的项目、至关重要的会议上。与“小沙粒”相比,后者代表的是所有占据我们生活的小事情——邮件、电话、洗衣等不重要的活动,在这些小事上花太多时间和精力,会使我们远离“大石头”。


这个时候你需要梳理主要任务清单,并且根据清单制定每周计划。安排“大石头”,只更快地给“小沙粒”分类是永远不能获得成功的,决定什么是最重要的,在这周开始之前,把这些活动放进“杯子”里。当一个可能的需要着手的任务出现时,要么把它扔在一边,要么列在清单上,但绝不是留在你的脑海里。

以下简单的几步,挑选出最适合你的方法:


❶ 根据一天三次实践“是扔在一边,还是列在清单上”这一规则,制定一个主要任务清单。当你成功地把一些事情抛在一边时,请奖励自己一个大大的击掌!

❷ 在头脑中回顾过去几周,确定一两个被重复设定,并能管理得更好的象限2时区模式。

❸ 决定何时何地安排每日和每周的象限2规划。在你的日程上,把这些规划安排成循环的象限2时区。



选择四

做技术的主人,不做技术的奴隶


 

我们强调“做重要的事情,不做紧急的事情”,事实上我们常常会对紧迫事情上瘾,尤其是技术可使紧急事情令人成瘾的力量放大10倍。由于当前的技术给我们的行动提供立时回复,所以我们忙于回复短信、微信、微博等,并因此认为自己效率很高,但事实上我们的注意力放在了无关紧要的事情上。


更令人担心的是,我们可能错过了真正重要的事情,如立即建立牢固的人际关系,在重要问题上的合作,或者一些需要深思熟虑和注意力集中的工作。因为这些事情是不可点击的,他们比不上智能手机发出的声音对大脑的刺激,但是,实际上这些事情重要得多。因此我们要正视自己与技术之间的关系,化技术为工具。在使用工具时候要注意“没有任何工具会自动解救我们”这一原则。

通过以下简单的几步开始选出最合适的方法,来解放你的时间和精力吧!


❶ 查看你保存四个核心的位置,选取其中一个用更适宜的方法去处理其中的信息;

❷ 花费15分钟给自己建立一套处理干扰邮件和整合重要邮件的规矩;

❸ 选取5封邮件并对信息进行分类处理;

❹ 寻找一个近期要举行的会议,把所需要的文件链接到会议资料目录中;

❺ 拿出两个小时建立收件箱排毒箱。

 


选择五

保持精力充沛,避免精疲力竭



我们现今的生活方式——持续的压力、不健康的饮食、缺乏睡眠和锻炼导致了科学家们所谓的“疲劳综合征”,我们总是艰难地度过每一天,一再拖延大脑和身体需要的恢复时间,就像一个诅咒“疯狂工作,然后崩溃”


相反,效率非凡的人们持续给自己充电。他们一整天都充满动力和能量,因为他们被象限2的气场包围,保障大脑和身体有持续的能量供应,已达到最佳状态,并且养成了不断给自己加油的习惯,以使自己不会焦头烂额。

你的精力主要两个来源:一个清晰、有驱动的目标和一个健康的身体。


保持健康的五大机能:运动、饮食、睡眠、休闲、交际。



你的大脑是你最大的资本,有意识、有目的地度过一天会消耗很多能量,当你定期在五大能量动能上投入精力时,你就建立了一种给自己加油,但不会把自己搞得焦头烂额的生活模式。



照顾好自己要让自己保持对工作的热爱,避免把自己搞得焦头烂额。从照顾自己开始,按照五个原则的原理安排好个人生活:花时间锻炼,吃健康的食物,保证睡眠质量,定期做象限2重启和放松,巩固关键的人际关系。


坚持这样做,你就会成为一位更杰出的领导者。提供健康的食物选择、设立大脑小憩时段,尊重休假权,鼓励一种正能量精神而不是工作狂,建立一个非凡的自驱动型的健康的组织文化。


以上这些方法和建议,都会帮助你有效管理和提高个人、团队和组织的生产力,希望你和你的团队最终实现卓越效能,越来越美好。


因为文章篇幅所限,我们将本书中的部分核心理论做了简单的介绍,书中都有着更详细的解读和举例说明,例如:进入象限1和象限3的原因、深陷象限4的缘由、进入象限2的关键技巧、如何创建你专属的象限2文化、技术对我们有什么影响、处理信息的三大招式、如何做一个非凡的领导者、如何建立非凡的组织文化……


这本书是缓解现代社会巨大压力的一剂良药,书中提出的五个选择能让你将最重要的事情做到完美,而不是面面俱圆,每天结束的时候,你都能感觉到自己做出了有意义的贡献。

——凯文·特纳

微软公司首席运营官


在这个动荡不安而又充满机会的时代,此书恰好满足了人们的现实需求。

——史蒂夫·福布斯

福布斯传媒集团总裁兼主编


此书是我至今读过的极富影响力的著作《高效能人士的七个习惯》的完美补充,它对当今的高效悖论给出了简单而又富有哲理的答案:在这个相互联系的快节奏时代,成功既容易又艰难,而此书能帮助你和你的组织变得杰出非凡。

——史蒂夫·兰多尔

雀巢运营中心副总裁


五个选择精辟地概括了大脑的运转方式以及如何管理我们的注意力,用一些便于理解的、容易接受的实用方法做了大量的综合研究,帮助人们无论何时何地都能够成为一名高效能人士。

——大卫·洛克博士

神经领导学学院院长


 作者简介 


 科丽·科歌昂,富兰克林柯维公司“高效”概念的全球实践领导者,拥有25年从一线职位到团队管理的业务经验,其研究专注于时间管理、项目管理和通讯技巧,2005年被《犹他商业杂志》评为“犹他州值得关注的商界女强人之一”,2012年获得神经领导学学院颁发的神经领导学奠基者荣誉证书。


亚当·美林,杨百翰大学哲学学士、“国际管理教育第一校”雷鸟商学院工商管理硕士出身,现任富兰克林柯维公司创新部副总裁,在时间管理和高效领域发表论著已有25年之久。1994年,他参与的一项研究后来衍生出《纽约时报》畅销书《要事第一》。

 

莱娜·林内,犹他州大学经济学硕士,现任富兰克林柯维公司高级顾问,负责帮助组织提高效率,进行领导力培训,其客户包括《财富》500强的跨国公司以及小型的本地企业。 

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本文摘自

富兰克林柯维系列丛书

《激发个人效能的5个选择》

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